Privacyverklaring
voor medewerkers en sollicitanten
De privacy van medewerkers van Robin wordt gerespecteerd. Om die reden streeft Robin ernaar om privacy van medewerkers zo goed mogelijk te waarborgen.
Inleiding
Deze Privacyverklaring Robin medewerkers is opgesteld om medewerkers, maar ook sollicitanten te informeren hoe verwerking van persoonsgegevens plaatsvindt.
Bedrijfsgegevens
In AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) termen is Robin een zogenaamde verwerkingsverantwoordelijke bij de verwerking van jullie persoonsgegevens. De contactgegevens zijn: Robin B.V., Hofstraat 167, 5641 TD Eindhoven, 088-2013800, info@progroep.nl.
Toepasselijkheid
Deze Privacyverklaring is van toepassing op medewerkers en sollicitanten (hierna samen te noemen: medewerkers) van Robin en onderliggende vennootschappen.
Categorieën persoonsgegevens die worden verwerkt
In het kader van je sollicitatie en/of de uitvoering van je dienstverband laat je bepaalde gegevens bij ons achter. Dat kunnen persoonsgegevens zijn. Wij gebruiken en bewaren uitsluitend persoonsgegevens die rechtstreeks door jou worden opgegeven of waarvan bij opgave duidelijk is dat ze aan ons worden verstrekt om verwerkt te worden.
Wij kunnen de volgende gegevens verzamelen:
(de door ons verzamelde gegevens van sollicitanten zijn gemarkeerd met een *)
- Naam en geslacht*
- Woonadres*
- Telefoonnummer en e-mailadres*
- Nationaliteit, burgerlijke staat*, geboortedatum- en plaats*
- IBAN
- BSN en kopie ID-kaart of paspoort
- Verklaring Omtrent Gedrag (VOG)
- Contactpersoon in geval van nood (naam en telefoonnummer)
- Sollicitatiebrief*
- Werkervaring, schoolervaring, opleidingen en trainingen / CV*
- Aanwezigheid van en informatie met betrekking tot arbeidsconflicten (in het verleden of heden)
- Beslissing tot in dienst nemen of niet
- Brief met afwijzing (indien van toepassing)*
- Arbeidscontract
- Eventuele kopieën van diploma’s
- Salarisstroken
- Allergieën/medische informatie (indien gewenst)
- Verzuimgegevens (let wel: er worden géén gezondheidsgegevens door ons verwerkt en/of bewaard)
- Verslagen van functionerings- en voortgangsgesprekken
- Correspondentie ARBO-diensten en UWV
- Ontslagbrief of brief dat tijdelijk dienstverband niet verlengd wordt
- Correspondentie in verband met de beëindiging, inclusief correspondentie met jurist en/of advocaat in geval van geschil wegens beëindiging
- Indien van toepassing: Protocol beëindiging dienstverband, met gegevens zoals:
- Zijn sleutels geretourneerd?
- Zijn elektronische apparaten ingeleverd (telefoon, laptop, )?
- Zijn pasjes met alarmcodes etc. geretourneerd?
- Is kleding geretourneerd?
- Is de lease-auto teruggegeven en in welke staat?
Bronnen van persoonsgegevens
Al jouw persoonsgegevens worden door jou zelf aan ons verstrekt of komen van één van de hierboven genoemde organisaties zoals het UWV etc. Veelal is er een wettelijke verplichting om deze gegevens te verwerken.
Grondslag voor verwerking persoonsgegevens
Wij mogen alleen persoonsgegevens van jou verwerken als wij dat doen op basis van een zogenaamde juridische grondslag. Wij verwerken jouw persoonsgegevens omdat dat nodig is voor het sluiten (bij een succesvolle sollicitatie) en het uitvoeren van een arbeidscontract. Deze grondslag wordt beschreven in artikel 6 lid 1 sub b van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
Jij bent op basis van de wet verplicht om ons de gevraagde gegevens te overhandigen. Op basis van diezelfde wettelijke verplichtingen kunnen wij ook niet zonder meer jouw gegevens wissen.
Doeleinden van gegevensverwerking
De persoonsgegevens die door ons worden verzameld, worden gebruikt voor de volgende doeleinden (let op: niet alle doeleinden hoeven op jouw specifieke situatie van toepassing te zijn):
- uitvoeren sollicitatieprocedure;
- beslissen over aannemen sollicitant;
- procedure aannemen of afwijzen sollicitant;
- uitvoering van het arbeidscontract tijdens het dienstverband;
- procedure beëindigen dienstverband;
- voldoen aan wettelijke verplichtingen.
Verstrekking van jouw persoonsgegevens aan derden
Wij verstrekken jouw persoonsgegevens in principe alleen aan derden indien jij daar zelf toestemming voor hebt gegeven. Verstrekking zonder toestemming vindt plaats in de volgende gevallen:
- voor de salarisadministratie kunnen wij jouw gegevens doorsturen aan onze salarisadministrateur;
- in geval van ziekte of arbeidsongeschiktheid sturen wij jouw gegevens door aan onze Arbodienst en/of verzuimverzekeraar;
- in het geval van een verschil van mening kunnen wij een externe jurist of advocaat raadplegen en worden jouw gegevens ook aan deze personen verstrekt;
- wij werken veel met Cloud oplossingen en jouw gegevens worden daarom ook bij onze Cloud providers opgeslagen;
- het kan voorkomen dat wij jouw adresgegevens doorgeven aan een bedrijf dat voor ons de verzending van de jaarlijkse paas- en sinterklaasattenties verzorgt;
- wij geven jouw gegevens door aan derden als het noodzakelijk is om de overeenkomst met jou uit te voeren; of
- wij geven jouw gegevens door aan derden als de wet dat ons voorschrijft.
Persoonsgegevens van medewerkers worden uitsluitend doorgegeven aan derde partijen buiten de EER (Europese Economische Ruimte), wanneer daarvoor garanties worden geboden, zoals het EU- US Privacy Shield.
Bewaartermijnen
De gegevens van sollicitanten zullen wij voor de duur van één jaar bewaren. Voor medewerkers geldt dat wij jouw gegevens niet langer zullen bewaren dan noodzakelijk is voor de hierboven beschreven doelen, tenzij dat nodig is op grond van een wettelijke verplichting. Wij hebben daarbij te maken met allerlei verschillende wetten en regelgeving, die het voor ons zeer moeilijk maken om hier in detail te beschrijven hoe lang een specifiek persoonsgegeven bewaard wordt. Om meer informatie te verkrijgen kun je hierover contact opnemen met de Functionaris Gegevensbescherming.
Rechten van medewerkers
Medewerkers van Robin beschikken over diverse rechten die ze kunnen uitoefenen, zoals:
- recht op inzage, rectificatie en het wissen van jouw persoonsgegevens;
- recht om de verwerking van persoonsgegevens te beperken;
- recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van persoonsgegevens; en
- recht om jouw gegevens aan jou of een andere partij over te dragen (dataportabiliteit).
Indien jij als medewerker een van deze rechten wilt uitoefenen, dan kun je telefonisch een verzoek indienen via 088-2013800, of per e-mail op fg@progroep.nl. Wij streven ernaar om binnen 14 werkdagen op jouw verzoek te reageren.
Mocht je onverhoopt niet tevreden zijn over de manier waarop Robin met jouw persoonsgegevens omgaat, dan kun je een klacht hierover indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. De contactgegevens van de Autoriteit Persoonsgegevens vind je hier: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/zelf-doen/privacyrechten/klacht-over-gebruik- persoonsgegevens.
Technische maatregelen genomen om persoonsgegevens te beschermen
Robin maakt gebruik van een uitgebreide set van maatregelen om persoonsgegevens te beschermen op de website, op PC’s, netwerken, servers en databases. Denk daarbij aan antivirus, antimalware, software updates, encryptie, beveiligd mailen en nog tal van andere maatregelen.
Geautomatiseerde besluitvorming
Wij gebruiken jouw persoonsgegevens niet om op welke manier dan ook automatische beslissingen te nemen omtrent jouw dienstverband. Er is dus geen sprake van geautomatiseerde besluitvorming zoals bedoeld in artikel 22 AVG.
Contactgegevens Functionaris Gegevensbescherming
Voor al jouw vragen en opmerkingen over privacy en bescherming van jouw persoonsgegevens in onze organisatie, kun je bij onze Functionaris voor de Gegevensbescherming terecht: mr. K. Echter, Hofstraat 167, 5641 TD Eindhoven, 088-2013800, fg@progroep.nl.
Wijzigingen in deze privacyverklaring
Wij behouden ons het recht voor om deze privacyverklaring aan te passen. Wij dragen er zorg voor de meest recente versie ter beschikking te stellen middels onze website.
Privacyverklaring
voor klanten
Robin respecteert de privacy van haar klanten en wil daarom graag goed omgaan met hun persoonsgegevens. Robin streeft er dan ook naar om privacy van klanten, medewerkers en gedetacheerde personen zo goed mogelijk te waarborgen.
Inleiding
Deze Privacyverklaring Robin is opgesteld om klanten te informeren hoe verwerking van hun persoonsgegevens plaatsvindt.
Bedrijfsgegegevens
In AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) termen is Robin een zogenaamde verwerkingsverantwoordelijke bij de verwerking van uw persoonsgegevens. De contactgegevens zijn: Robin Zorg B.V., Hofstraat 167, 5641 TD Eindhoven, 088-2013840, info@robinzorg.nl.
Toepasselijkheid
Deze Privacyverklaring is van toepassing op klanten van Robin en onderliggende vennootschappen.
Categorieën persoonsgegevens die worden verwerkt
In het kader van de uitvoering van contractuele afspraken laat u bepaalde gegevens bij ons achter. Dat kunnen persoonsgegevens zijn. Wij gebruiken en bewaren uitsluitend persoonsgegevens die rechtstreeks door u worden opgegeven of waarvan bij opgave duidelijk is dat ze aan ons worden verstrekt om verwerkt te worden.
Bronnen van persoonsgegevens
Verwerkte persoonsgegevens zijn in het algemeen direct door u zelf aan ons verstrekt. Veelal is er een wettelijke verplichting om deze gegevens te verwerken.
Grondslag en doeleind verwerking persoonsgegevens
Wij mogen alleen persoonsgegevens van u verwerken als wij dat doen op basis van een zogenaamde juridische grondslag. Wij verwerken uw persoonsgegevens omdat dat nodig is voor de uitvoering van onze overeenkomst, op basis van ons gerechtvaardigde belang om onze bedrijfsvoering te kunnen uitoefenen, indien wij daartoe wettelijk verplicht zijn (Belastingwetgeving) of omdat u daarvoor toestemming heeft gegeven. Deze grondslagen worden beschreven in artikel 6 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
Verstrekking van uw persoonsgegevens aan derden
Wij verstrekken uw persoonsgegevens in principe alleen aan derden indien u daar zelf toestemming voor heeft gegeven. Verstrekking zonder toestemming vindt plaats in de volgende gevallen:
- Wanneer daarvoor een wettelijke verplichting bestaat, bijvoorbeeld aan de Belastingdienst.
- Wij werken veel met Cloud oplossingen en uw gegevens worden daarom ook bij onze Cloud providers opgeslagen.
Persoonsgegevens worden uitsluitend doorgegeven aan derde partijen buiten de EER (Europese Economische Ruimte), wanneer daarvoor garanties worden geboden, zoals het EU-US Privacy Shield.
Bewaartermijnen
De bewaartermijn verschilt per situatie. Wij zullen uw gegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk is voor de hierboven beschreven doelen, tenzij dat nodig is op grond van een wettelijke verplichting. Voor meer informatie over bewaartermijnen kunt u contact opnemen met de Functionaris Gegevensbescherming.
Uw rechten ten aanzien van verwerking persoonsgegevens
Klanten van Robin en onderliggende vennootschappen beschikken over diverse rechten die ze kunnen uitoefenen, zoals:
- recht op inzage, rectificatie en het wissen van uw persoonsgegevens
- recht om de verwerking van persoonsgegevens te beperken
- recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van persoonsgegevens
- recht om uw gegevens aan u of een andere partij over te dragen (dataportabiliteit)
Indien u een van deze rechten wilt uitoefenen, dan kunt u een verzoek indienen per e-mail op fg@progroep.nl. Wij streven ernaar om binnen 14 werkdagen op uw verzoek te reageren.
Mocht u onverhoopt niet tevreden zijn over de manier waarop Robin met uw persoonsgegevens omgaat, dan kunt u een klacht hierover indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. De contactgegevens van de Autoriteit Persoonsgegevens vindt u hier: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/zelf-doen/privacyrechten/klacht-over-gebruik-persoonsgegevens.
Technische maatregelen genomen om persoonsgegevens te beschermen
Robin maakt gebruik van een uitgebreide set van maatregelen om persoonsgegevens te beschermen op de website, op PC’s, netwerken, servers en databases. Denk daarbij aan antivirus, antimalware, software updates, encryptie, beveiligd mailen en nog tal van andere maatregelen.
Geautomatiseerde besluitvorming
Wij gebruiken uw persoonsgegevens niet om op welke manier dan ook automatische beslissingen te nemen over u. Er is dus geen sprake van geautomatiseerde besluitvorming zoals bedoeld in artikel 22 AVG.
Contactgegevens Functionaris Gegevensbescherming
Voor al uw vragen en opmerkingen over privacy en bescherming van uw persoonsgegevens in ons bedrijf kunt u bij onze Functionaris voor de Gegevensbescherming terecht: mr. K. Echter, Hofstraat 167, 5641 TD Eindhoven, 088-2013800, fg@progroep.nl.
Wijzigingen in deze privacyverklaring
Wij behouden ons het recht voor om deze privacyverklaring aan te passen. De actuele privacyverklaring is beschikbaar op de website van Robin (www.robinzorg.nl) maar ook op de websites van haar dochtermaatschappijen.